"File đính kèm vượt quá dung lượng cho phép." Gmail chặn tệp đính kèm quá 25 MB, nhiều hệ thống thư nội bộ của cơ quan còn chặt hơn — 10 MB, có nơi 5 MB. Trong khi đó bộ hồ sơ bạn vừa scan là 38 MB.
Vì sao file phình to
Gần như luôn là ảnh, không phải chữ.
Một trang chữ thuần trong PDF chỉ vài KB: file chỉ cần ghi "phông này, cỡ này, ký tự này ở toạ độ kia". Một trang scan là một tấm ảnh phủ kín trang — ở 300 DPI, khổ A4 là khoảng 8,7 triệu điểm ảnh. Nhân với số trang thì ra con số mấy chục MB.
Vì vậy quy tắc đầu tiên: file toàn chữ thì nén gần như không giảm được gì, còn file scan thì thường giảm được rất nhiều. Nếu bạn nén một tài liệu xuất từ Word mà thấy dung lượng đứng yên, đó không phải lỗi — đơn giản là không có gì để cắt.
Nén làm gì với file của bạn
Ba việc, theo thứ tự hiệu quả:
- Hạ độ phân giải ảnh nhúng. Ảnh 300 DPI hạ xuống 150 DPI thì số điểm ảnh còn một phần tư. Đây là chỗ giảm được nhiều nhất.
- Nén lại ảnh chặt hơn — cùng kích thước nhưng lưu ở chất lượng thấp hơn.
- Dọn phần thừa: rút gọn phông chữ chỉ giữ ký tự thực sự dùng, xoá các đối tượng không còn trang nào tham chiếu tới.
Điểm quan trọng: chữ không bị ảnh hưởng. Chữ trong PDF không phải ảnh, nên nén mạnh đến đâu thì dòng chữ vẫn sắc nét như cũ. Thứ mờ đi là ảnh và bản scan.
Công cụ Nén PDF cho chọn ba mức. Nếu file là hồ sơ để đọc, mức Vừa gần như luôn là lựa chọn đúng. Mức Mạnh để dành cho lúc bắt buộc phải lọt qua một giới hạn cứng.
Một chi tiết đáng nói: nếu bản nén ra to hơn bản gốc — chuyện xảy ra với file đã được tối ưu sẵn hoặc file toàn chữ — thì công cụ trả lại đúng bản gốc, chứ không đưa bạn một file "đã nén" nặng hơn lúc đầu.
Kiểm lại trước khi gửi
Nén xong hãy mở file và phóng to phần chữ nhỏ nhất, nhất là chữ viết tay, con dấu đỏ và số liệu trong bảng. Nếu người nhận cần đọc được con dấu mà con dấu đã nhoè, thì file nhẹ cũng vô nghĩa.
Với hồ sơ quan trọng, tôi khuyên giữ lại bản gốc chưa nén. Nén là một chiều: từ bản đã hạ độ phân giải không lấy lại được chi tiết đã mất.
Khi nén không phải là câu trả lời
Hồ sơ nhiều phần, mỗi phần gửi cho một nơi. Đừng nén cả cục — hãy trích ra đúng những trang cần gửi. Gửi 6 trang thay vì 80 trang vừa nhẹ hơn vừa lịch sự hơn với người đọc.
Ảnh gốc chụp quá lớn. Nếu bạn vừa chụp giấy tờ bằng điện thoại rồi ghép thành PDF, nén ảnh trước khi ghép cũng được, nhưng thứ tự tốt hơn là: ghép thành PDF trước, rồi nén PDF — xem bài Chụp giấy tờ bằng điện thoại.
Bạn sắp cần nhận dạng chữ trong file. Đừng nén trước. Nén làm nhoè đúng những chi tiết nhỏ mà việc nhận dạng dựa vào — dấu tiếng Việt là thứ mất trước tiên. Nhận dạng xong rồi hãy nén; xem bài Vì sao PDF scan không tìm được chữ.
File vẫn quá nặng sau khi nén mạnh. Lúc này vấn đề không nằm ở nén nữa. Cân nhắc chia file thành vài phần bằng Tách PDF, hoặc gửi qua liên kết tải về thay vì đính kèm.
Tóm lại
Nén PDF ăn vào ảnh, không ăn vào chữ. File scan giảm nhiều, file văn bản gần như không giảm. Mức Vừa cho hầu hết trường hợp, và luôn mở lại kiểm tra con dấu với chữ số trước khi bấm gửi.