Nhận hợp đồng qua email, in ra, ký, scan lại, gửi đi. Bốn bước, mất nửa tiếng, và bản scan cuối cùng thường mờ hơn bản gốc.
Chèn thẳng chữ ký vào file PDF bỏ được cả bốn bước đó. Nhưng trước khi làm, cần phân biệt một việc quan trọng.
Hai thứ đều gọi là "ký điện tử"
Chữ ký hình ảnh — thứ bài này nói tới. Bạn vẽ hoặc tải lên hình chữ ký của mình, đặt vào đúng ô trên trang, hệ thống ghép hình đó vào file PDF. Kết quả trông giống hệt bản in ra ký tay rồi scan, nhưng nét hơn nhiều.
Chữ ký số có chứng thư — một thứ hoàn toàn khác. Nó dùng khoá mật mã gắn với danh tính đã được một tổ chức chứng thực xác nhận, và nó chứng minh được hai điều mà chữ ký hình ảnh không chứng minh được: ai ký, và file có bị sửa sau khi ký hay không.
Công cụ Ký PDF làm loại thứ nhất. Tôi nói rõ điều này vì đây là chỗ dễ hiểu nhầm nhất, và hiểu nhầm ở đây có thể khiến một hồ sơ bị trả về.
Bên nhận có chấp nhận chữ ký hình ảnh hay không là do họ quyết định. Với hợp đồng dân sự thông thường giữa hai bên đã quen biết, thường là có. Với hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước, hồ sơ thầu, hay giao dịch có giá trị lớn, thường là không — những nơi đó yêu cầu chữ ký số có chứng thư, và đôi khi là chữ ký tươi trên bản giấy. Hãy hỏi trước bên nhận thay vì gửi rồi chờ.
Tạo chữ ký
Ba cách, chọn cách nào tiện:
Vẽ. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, vẽ bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng cho nét tự nhiên nhất. Vẽ bằng chuột thường ra nét run — nếu chỉ có chuột, hai cách dưới tốt hơn.
Gõ tên rồi chọn kiểu chữ. Nhanh nhất, nhưng nhìn rõ là chữ máy. Hợp với văn bản nội bộ, ít hợp với hợp đồng.
Tải ảnh chữ ký. Ký lên giấy trắng, chụp hoặc scan, tải lên. Cho kết quả giống chữ ký thật nhất. Mẹo: ký bằng bút mực đen đậm trên giấy trắng, chụp đủ sáng — nền càng sạch thì chữ ký ghép vào trang càng gọn.
Đặt vào đúng chỗ
Mở file, chọn trang, kéo chữ ký vào vị trí, chỉnh kích thước. Toàn bộ việc chọn vị trí diễn ra ngay trên trình duyệt; file chỉ được ghép ở bước cuối.
Vài điều hay quên:
- Ngày tháng. Nhiều hợp đồng có ô ngày cạnh ô chữ ký. Dùng thêm Chú thích PDF để điền.
- Ký đủ các trang cần ký. Một số hợp đồng yêu cầu ký nháy từng trang, không chỉ trang cuối.
- Ô chữ ký có sẵn. Nếu file là biểu mẫu có các ô điền được, dùng Điền biểu mẫu PDF sẽ gọn hơn — chữ nằm đúng ô thay vì đặt bằng mắt.
Giữ bản chữ ký của bạn cẩn thận
Ảnh chữ ký của bạn là thứ ai cầm được cũng dán vào tài liệu khác được. Đừng gửi nó qua các nhóm chat, đừng để trong thư mục dùng chung của cơ quan.
Nếu gửi hợp đồng đã ký qua email, cân nhắc đặt mật khẩu cho file — xem bài Đặt mật khẩu cho PDF bảo vệ được gì.
Sau khi ký
File đã ký thường cần gửi đi ngay. Hai việc hay đi kèm:
- Hợp đồng nhiều phụ lục rời: gộp thành một file theo đúng thứ tự trước khi gửi.
- File nặng quá mức cho email: nén lại, xem bài File PDF quá nặng để gửi email.
Tóm lại
Chèn chữ ký vào PDF nhanh hơn in–ký–scan rất nhiều và cho bản sạch hơn. Nhưng nó là chữ ký hình ảnh, không phải chữ ký số có chứng thư — với hồ sơ chính thức, hỏi bên nhận trước khi gửi.