Gõ lại một cuộc họp hai tiếng mất khoảng nửa ngày. Máy làm việc đó trong vài phút — nhưng chất lượng kết quả phụ thuộc gần như hoàn toàn vào bản ghi âm, chứ không phải vào công cụ.
Bài này nói cách ghi cho tốt, và nói thật về chỗ máy còn sai.
Ghi âm thế nào
Đặt máy gần người nói, không đặt giữa bàn. Khoảng cách gấp đôi thì tiếng nhỏ đi bốn lần, trong khi tiếng ồn nền thì không. Một chiếc điện thoại đặt giữa bàn họp mười người sẽ cho ra bản ghi mà bốn người ngồi xa gần như không nghe được.
Tắt điều hoà và quạt nếu có thể. Tiếng ù đều đều là thứ khó gỡ nhất — nó phủ lên toàn bộ dải tần của giọng nói.
Nhắc mọi người đừng nói chồng lên nhau. Hai người nói cùng lúc thì không hệ thống nào tách ra đúng được, kể cả tai người.
Ghi ở định dạng nào cũng được. MP3, M4A, WAV, hay thẳng file video từ điện thoại — công cụ nhận cả file video và tự tách tiếng, nên không cần đổi định dạng trước.
Bạn nhận được gì
Ba file cho mỗi bản ghi:
- DOCX — bản chép có định dạng, để sửa rồi lưu hồ sơ.
- TXT — chữ thuần, tiện dán sang chỗ khác.
- SRT — bản có mốc thời gian, dùng làm phụ đề, và quan trọng hơn: khi đọc thấy một câu đáng ngờ, bạn nhảy đúng tới giây đó trong file gốc để nghe lại thay vì dò từ đầu.
Có thêm tuỳ chọn tách người nói: bản chép sẽ chia theo từng giọng. Nó không biết tên ai — kết quả là "Người 1", "Người 2" — nhưng biết chỗ nào đổi người nói, đủ để bạn điền tên vào sau.
Trước khi trả tiền, hệ thống chép thử khoảng một phút đầu để bạn xem chất lượng. Hãy thực sự đọc phần đó: nếu một phút đầu đã sai nhiều thì cả file cũng vậy, và vấn đề nằm ở bản ghi âm.
Mở công cụ: Âm thanh sang văn bản, hoặc Video sang văn bản nếu bạn có sẵn file quay.
Chỗ máy hay sai
Tên riêng. Tên người, tên cơ quan, tên xã phường — máy đoán theo âm, và tiếng Việt có rất nhiều tên đồng âm khác chữ. Đây là thứ phải sửa tay, gần như luôn.
Từ chuyên ngành và viết tắt. Thuật ngữ nội bộ của cơ quan bạn thì máy chưa từng nghe.
Số liệu. "Một trăm hai mươi lăm triệu" có thể ra "125 triệu", có thể ra "một trăm hai mươi lăm triệu", có thể ra sai. Với biên bản có số tiền, hãy nghe lại đúng những đoạn đó.
Giọng địa phương mạnh và tiếng lẫn ngoại ngữ đều làm tăng tỉ lệ sai.
Cách làm hiệu quả nhất tôi biết: đọc bản chép một lượt, sửa tên riêng và số liệu trước, rồi mới biên tập câu chữ. Dùng file SRT để nghe lại những chỗ nghi ngờ. Như vậy vẫn nhanh hơn gõ tay rất nhiều lần, mà không phải tin máy một cách mù quáng.
Vài điều nên biết trước
Công cụ này chạy trên GPU nên có tính phí theo phút, khác với nhóm công cụ PDF miễn phí. Giá hiện tại xem ở Bảng giá. Mỗi lượt nhận tối đa 180 phút; bản ghi dài hơn thì cắt làm nhiều phần.
Và một lưu ý không liên quan tới kỹ thuật: ghi âm người khác là chuyện cần báo trước và được đồng ý. Đó là phép lịch sự tối thiểu trong cuộc họp, và ở nhiều nơi còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định nội bộ — hãy kiểm tra quy định của cơ quan bạn.
Tóm lại
Đặt máy gần người nói, tắt tiếng ồn nền, đọc thử một phút đầu trước khi trả tiền, và luôn tự sửa tên riêng với số liệu. Máy tiết kiệm cho bạn phần gõ, không tiết kiệm phần đọc lại.