Bộ hồ sơ 180 trang, người ta hỏi bạn ba trang. Gửi cả file thì người đọc phải tự dò; gửi ảnh chụp màn hình thì thiếu chuyên nghiệp.
Có ba việc nghe giống nhau nhưng khác hẳn nhau, và chọn sai thì mất công làm lại.
Ba việc, ba công cụ
Trích trang PDF — lấy ra những trang bạn chọn, gộp thành một file mới. Bản gốc không đổi. Đây là thứ bạn cần trong 90% trường hợp: "gửi cho tôi trang 12, 13 và phụ lục trang 150–155".
Tách PDF — cắt file thành nhiều file. Dùng khi cần mỗi phần một file riêng: tách một tập 50 hoá đơn scan chung thành 50 file để lưu theo từng khách.
Xoá trang PDF — giữ nguyên file nhưng bỏ đi những trang không cần. Dùng khi phần cần bỏ ít hơn phần cần giữ: bỏ trang bìa, trang trắng, trang quảng cáo.
Quy tắc chọn nhanh: cần ít trang thì trích; cần gần hết thì xoá; cần chia ra thì tách.
Viết khoảng trang
Cả ba công cụ nhận cùng một cách viết:
1-3,7,10-
Nghĩa là: trang 1 đến 3, trang 7, và từ trang 10 đến hết. Vài điều nên nhớ:
- Đếm từ 1, đúng như số trang phần mềm đọc PDF hiển thị.
- Không có trang 0. Viết
0-5sẽ bị từ chối chứ không tự hiểu thành1-5— công cụ báo lỗi thay vì đoán, vì đoán sai ở đây là bạn nhận về đúng một file sai mà không biết. - Bỏ trống phần sau dấu gạch để lấy đến hết file.
- Thứ tự bạn viết không quan trọng, kết quả luôn theo thứ tự trang trong tài liệu.
Lưu ý dễ vấp: số in trên giấy không phải lúc nào cũng là số trang của file. Tài liệu có bìa và mục lục thường lệch vài trang — "trang 1" in trên giấy có thể là trang 5 của file. Hãy nhìn số trang mà phần mềm đọc PDF hiển thị, không nhìn số in ở chân trang.
Kiểm lại, luôn luôn
Mở file kết quả và đếm số trang. Mất năm giây, và bắt được đúng cái lỗi tai hại nhất: gửi thiếu một trang phụ lục, hoặc gửi thừa một trang chứa thông tin lẽ ra không được gửi ra ngoài.
Với hồ sơ có phần nhạy cảm, đọc lướt toàn bộ file kết quả trước khi gửi. Trích nhầm khoảng trang là cách rò rỉ thông tin phổ biến hơn nhiều so với bị tấn công.
Những việc hay đi kèm
Trang bị ngược hoặc nằm ngang. Bản scan hai mặt hay có trang chẵn quay ngược 180 độ. Sửa bằng Xoay trang PDF trước khi trích, để file gửi đi đọc được ngay.
Lề trắng quá rộng, nhất là với trang scan từ sách: Cắt lề PDF.
Gom lại sau khi lấy ra từ nhiều nguồn. Trích từ ba file khác nhau rồi gộp thành một, sắp đúng thứ tự trước khi tạo file.
File kết quả vẫn nặng vì các trang là ảnh scan: nén lại, xem bài File PDF quá nặng để gửi email.
Tóm lại
Trích khi cần ít, xoá khi cần gần hết, tách khi cần chia nhỏ. Viết khoảng trang theo số trang của file, không theo số in trên giấy. Và mở lại file kết quả kiểm tra trước khi gửi — nhất là khi trong tài liệu có phần không dành cho người nhận.