Phần lớn giấy tờ ngày nay được "scan" bằng điện thoại. Vấn đề là nơi nhận thường muốn một file
PDF, còn trong máy bạn là mười mấy tấm ảnh rời, đặt tên IMG_4821, IMG_4822, và không phải
lúc nào cũng đúng thứ tự.
Bài này nói cách chụp sao cho dùng được, rồi gộp lại thành một file.
Chụp thế nào để chữ còn đọc được
Ba thứ quyết định chất lượng, theo đúng thứ tự quan trọng:
Ánh sáng, không phải camera. Đặt tờ giấy cạnh cửa sổ, tránh để bóng của chính mình đổ lên trang. Đèn flash gần như luôn làm hỏng ảnh: nó tạo một vùng chói ở giữa và làm phần còn lại tối đi. Giấy in nhiệt (hoá đơn) thì càng nhạy với chói.
Chụp thẳng từ trên xuống. Nghiêng máy làm trang giấy thành hình thang, chữ ở mép xa bị nén lại. Nếu định dùng nhận dạng chữ sau này thì đây là nguyên nhân số một khiến kết quả sai.
Kín khung, nhưng đừng cắt mất mép. Để tờ giấy chiếm gần hết khung hình. Đừng chụp cả mặt bàn rồi định cắt sau — phần giấy còn lại trong ảnh ít pixel hơn hẳn.
Một mẹo nhỏ: chụp xong hãy thử phóng to đọc dòng chữ nhỏ nhất ngay trên màn hình điện thoại. Đọc không nổi thì người nhận cũng đọc không nổi, và chụp lại lúc này rẻ hơn nhiều so với lúc hồ sơ bị trả về.
Thứ tự trang — chỗ hay sai nhất
Điện thoại sắp ảnh theo thời gian chụp, nên nếu bạn chụp lại trang 3 vì mờ, tấm mới sẽ nhảy xuống cuối. Khi gộp, trang 3 sẽ nằm sau trang cuối cùng mà không ai để ý cho tới khi người nhận đọc.
Hai cách xử lý:
- Chụp một mạch từ đầu đến cuối, trang nào hỏng thì chụp lại ngay tại chỗ rồi xoá tấm hỏng.
- Hoặc cứ chụp, rồi sắp lại thứ tự lúc gộp — công cụ Ảnh sang PDF cho bạn kéo thứ tự trước khi tạo file.
Với hồ sơ nhiều trang, tôi khuyên đọc lướt lại file PDF sau khi tạo xong. Mất mười giây và bắt được đúng loại lỗi mà không công cụ nào phát hiện thay bạn được.
Ảnh iPhone định dạng HEIC
Ảnh chụp bằng iPhone đời mới mặc định lưu dạng .heic chứ không phải .jpg. Định dạng này nhẹ
hơn và chất lượng tốt hơn, nhưng nhiều phần mềm trên máy tính Windows mở không ra — đây là lý do
hay gặp khiến "gửi ảnh mà bên kia không xem được".
Bạn không cần đổi sang JPG trước: công cụ Ảnh sang PDF nhận thẳng .heic. Nếu
cần riêng file ảnh thường thì có Ảnh sang JPG.
Gộp thành một PDF
Mỗi ảnh thành một trang, giữ nguyên thứ tự bạn sắp. Không cần đăng ký tài khoản, và file gốc không bị đổi.
Sau khi có file, hai việc hay cần làm tiếp:
- File quá nặng để gửi email. Ảnh chụp điện thoại mỗi tấm vài MB, mười trang là vài chục MB, trong khi nhiều hộp thư chặn tệp đính kèm quá 25 MB. Dùng Nén PDF.
- Cần tìm chữ trong file. PDF tạo từ ảnh vẫn chỉ là ảnh — bấm Ctrl+F không ra gì. Xem phần dưới.
Muốn tìm được chữ thì cần thêm một bước
Đây là chỗ nhiều người hiểu nhầm: gộp ảnh thành PDF không làm máy tính đọc được chữ trong đó. File PDF lúc này giống một tập ảnh đóng lại với nhau. Máy tính thấy các điểm ảnh, không thấy chữ.
Muốn tìm kiếm, bôi đen hay sao chép được chữ thì cần nhận dạng ký tự — xem bài Vì sao PDF scan không tìm được chữ, hoặc dùng thẳng công cụ OCR PDF.
Tóm lại
Ánh sáng tự nhiên, chụp thẳng từ trên xuống, kiểm thứ tự trang trước khi gộp, và nhớ rằng PDF tạo từ ảnh thì chưa tìm được chữ. Bốn điều đó xử lý gần hết các tình huống hồ sơ bị trả về.